Le cabinet PERSPEKTIVE propose depuis sa création la possibilité à ses clients et partenaires d’externaliser les entretiens professionnels. Pourquoi cette démarche et quels intérêts pour les parties prenantes ?
Acte fort associé à la conduite des équipes, l’entretien professionnel centré sur le projet professionnel du collaborateur peine à trouver sa place dans les calendriers surchargés des managers. Entretien singulier dans son contenu et la posture adéquate de l’animateur, il est aujourd’hui réalisé de manière peu optimale et trop souvent confondu avec l’entretien annuel (d’évaluation).
Comment imaginer le rendre plus attractif pour les salariés ?
Est-il bienvenu de mobiliser une ressource externe pour apporter un appui ciblé sur un tel sujet ? Dans l’affirmative, quels sont les points d’attention à traiter ?
L'entretien professionnel : rappel du cadre juridique
L’entretien professionnel a été instauré par l’accord national interprofessionnel du 05 décembre 2003, il est devenu obligatoire dans toutes les entreprises depuis la loi du 5 mars 2014 sur la formation professionnelle.
Tous les 2 ans, l‘entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur. C’est aussi une obligation lorsque le salarié revient de certains congés. Cet entretien est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle et les formations qui peuvent y contribuer. Le salarié peut se faire aider pour préparer cet entretien par un conseiller en évolution professionnelle (CEP). L’employeur peut être sanctionné en cas de non-respect de cette obligation.
Ce préambule nous permet de rappeler que tous les salariés (CDD, CDI, Apprentis, contrat de professionnalisation, temps complet, temps partiel..) qui ont 2 ans d’ancienneté sont concernés par cette obligation.
Le salarié est informé de l’existence de cet entretien professionnel lors de son embauche dans l’entreprise. Dans les faits, nous constatons que cette information est communiquée au travers d’un livret d’accueil ou d’un développement spécifique dans le contrat de travail.
Une obligation légale et un levier de performance
L’entretien professionnel est un moment clé qui permet à l’entreprise et au salarié de :
- Faire un point sur les compétences actuelles et les aspirations professionnelles.
- Identifier les besoins en formation et en développement des compétences.
- Assurer la conformité avec les obligations légales.
- Engager un dialogue constructif et renforcer la motivation des collaborateurs.
Selon une enquête du CNEFP-Céreq, seulement 52 % des salariés avaient bénéficié d’un entretien professionnel en 2017-2018. Par ailleurs, 12 % des entretiens professionnels débouchent sur un changement de poste ou une évolution de fonction. Ces chiffres démontrent un besoin d’optimisation de ces entretiens pour mieux répondre aux attentes des salariés et des employeurs.
Les défis pour les entreprises
Organiser et mener des entretiens professionnels pose plusieurs défis :
- Charge administrative importante : Planification, préparation, conduite des entretiens et restitution des résultats demandent du temps et des ressources.
- Manque d'expertise interne : Les managers ne sont pas toujours formés à la conduite d’entretiens professionnels.
- Suivi et mise en conformité : Documenter les échanges et garantir leur traçabilité peut s'avérer complexe.
L’employeur peut-il évaluer le salarié lors de l’entretien professionnel ?
Non, l’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié, cette évaluation est effectuée dans le cadre de l’entretien annuel.
Cependant, l’entretien professionnel peut se tenir à la même date que les entretiens d’évaluation.
Mais alors quel est l’objet de l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel vise à accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi.
(source https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32040)
Mais encore ?
L’entretien professionnel (EP) est un moment de réflexion et d’échanges sur l’évolution de l’activité de l’entreprise et les projections du salarié sur son devenir professionnel : évolutions, mobilité, formation professionnelle… Ceci en réaction au projet de l’organisation qui l’emploi et aux opportunités qui lui sont offertes.
Qui mène l’entretien professionnel ?
Dans les moyennes et grandes entreprises, l’entretien professionnel pourra être réalisé par le manager de proximité ou par le responsable des ressources humaines en lien avec le manager de proximité. Dans les PMI / PME c’est souvent le Dirigeant qui réalise cet entretien.
Constat des pratiques professionnelles en matière de conduite d'entretiens professionnels
Plus de 10 ans après son introduction et son caractère obligatoire dans toutes les entreprises, nous constatons une réalité opérationnelle pour le moins contrastée pour les entreprises que nous accompagnons :
- Un faible contingent d’entreprises à mener des actions de sensibilisation des salariés et de formation des managers sur la thématique de l’entretien professionnel. Ces actions ont généré le plus souvent des initiatives louables dans le déploiement opérationnel (préparation des EP par les parties prenantes, clarification des pratiques formation, identification du rôle du CPF et du CPF de transition…). Les salariés directement concernés perçoivent une nette différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel (dans son contenu, dans sa dynamique de dialogue social),
- Une majorité d’entreprises a fusionné les 2 types d’entretiens que sont l’entretien annuel et l’entretien professionnel. Une année sur 2 le manager consacre « un temps supplémentaire » à la thématique de l’évolution professionnelle en sus de l’entretien d’évaluation annuel. Le manager a parfois quelques notions de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) pour expliciter l’intérêt de l’utilisation d’un CPF, d’une démarche de bilan de compétences…. Ce n’est malheureusement pas toujours le cas et le salarié peut ressortir « frustré » d’un échange où peu d’informations ont été partagées sur des changement professionnels possibles.
- Quelques rares entreprises ont fait le choix de sous-traiter les entretiens professionnels à une ressource extérieure à la société.
De ce constat, nous en concluons qu’il n’existe pas de solution idéale, solution toute faite pour chaque entreprise. Quelques enseignements associés aux échanges avec nos clients, à partager cependant.
Un choix audacieux et novateur : externaliser les entretiens professionnels
La volonté d’une direction d’externaliser (« sous-traiter ») les entretiens professionnel peut apparaître comme un choix radical et une solution de facilité retenue par une Direction.
Nous considérons que cela n’est pas le cas et que, tout au contraire, ce choix innovant représente un intérêt certain dans les pratiques RH de l’entreprise.
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Cas concret vécu en entreprise
Une structure de taille intermédiaire (environ 250 salariés) identifie cette obligation légale des entretiens professionnels et souhait mieux cerner les attentes de ses collaborateurs au travers de cette démarche.
La Direction des RH de cette entreprise, avec la validation du CODIR, propose alors les trois options suivantes aux salariés de la structure :
- Réalisation de l’entretien professionnel par le manager N+1 en charge de l’animation du collaborateur,
- Réalisation de lentretien professionnel par une personne du service RH choisie par le collaborateur,
- Réalisation de l’entretien professionnel par un Consultant externe à la société.
Notre constat sur une telle pratique est de positiver le choix ainsi proposé au collaborateur.
A sa libre appréciation, il appartient au salarié de déterminer avec quelle personne il/elle souhaite réaliser son entretien professionnel : son manager, une personne de son choix du service RH, une ressource extérieure tenue bien évidemment à un devoir de réserve.
Au regard de la situation vécue, environ 30% des salariés ont fait le choix de réaliser leur entretien professionnel auprès d’une ressource extérieure. Il peut être intéressant d’analyser les raisons d’un tel choix.
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Pertinence de l’externalisation des entretiens professionnels
Les salariés qui ont réalisé cet entretien professionnel avec un Consultant externe à l’employeur l’ont choisi pour différentes raisons :
- Un projet professionnel en cours de réflexion et pas suffisamment abouti pour être partagé dans l’entreprise,
- Une volonté d’obtenir des informations précises sur les dispositifs d’évolution professionnelle (CPF, VAE, VAP, CEP, Bilan de compétences) sans inquiéter ou informer nécessairement la ligne hiérarchique,
- Une intention de solliciter un regard extérieur quant à la nature de leurs conditions de travail.
A notre connaissance, la démarche n’a pas généré une vague de départs suite à une externalisation des entretiens professionnels réalisés et pas davantage de tensions au sein des équipes. Davantage de sollicitations sont parvenues à la DRH sur des projets en cours et les opportunités professionnelles en corrélation ;
Cette démarche ambitieuse et novatrice a été réussie dans son déploiement opérationnel.
Modalités pratiques de déploiement des entretiens professionnels
Une telle ambition d’externaliser les entretiens professionnels nécessite une coordination rapprochée entre la direction de l’entreprise et le partenaire retenu.
Des informations clés sur le contexte de l’entreprise, ses projets de développement à horizon 2 ans, ses actualités économiques et sociales sont à partager avec les Consultants en charge de la réalisation des entretiens professionnels.
Ces Consultants auront la responsabilité de rencontrer les salariés de la structure et de tracer au travers d’un support dédié les informations clés recueillies au cours de l’entretien professionnel : formations suivies, recueil des questions et attentes associées à l’actualité du service / de l’entreprise, projections sur de nouvelles responsabilités….l’orientation ici est bien de collecter un maximum d’informations attendues par le salarié afin d’apporter les réponses dans un horizon moyen terme.
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Choisir le bon prestataire
Tous les prestataires ne se valent pas. Il est important de sélectionner un partenaire capable de :
- Comprendre les spécificités de votre entreprise.
- Proposer une approche personnalisée.
- Assurer une restitution détaillée et exploitable.
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Définir un cadre clair et structuré
L’entreprise doit établir avec le prestataire un cahier des charges précis, définissant :
- Les objectifs de l’entretien professionnel.
- Les modalités de réalisation (en présentiel, en distanciel, via un outil dédié, etc.).
- Les indicateurs de suivi et d’évaluation.
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Garantir une communication transparente
Les collaborateurs doivent être informés en amont du processus d’externalisation et comprendre :
- L’intérêt de ces entretiens pour leur évolution professionnelle.
- Les modalités pratiques et les interlocuteurs.
- La confidentialité des échanges.
Cette démarche d’externalisation des entretiens professionnels apporte toute sa richesse lorsque ce projet est annoncé au collectif et s’inscrit dans un dialogue social de qualité. Il ne devrait pas être vécu comme une solution de facilité retenue par une direction, une fuite face à des responsabilités clés dans la rencontre et l’échange avec chaque collaborateur.
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Assurer un suivi post-entretien
L’externalisation ne s’arrête pas à la réalisation des entretiens. Il est crucial de :
- Analyser les retours et recommandations.
- Définir un plan d’actions concret.
- S’assurer du suivi des engagements pris lors des entretiens.
Recommandations et limites de l’externalisation des entretiens professionnels
Ainsi que nous l’avons souligné la pratique des entretiens professionnels constitue un moment charnière dans la rencontre entre un projet d’entreprise, les changements à venir au sein d’un services et le positionnement professionnel de chaque ressource au sein d’une équipe. Cet entretien de réflexion est un moment privilégié pour projeter une organisation de travail, envisager une répartition des responsabilités et imaginer un avenir professionnel actualisé au travers d’une actualité entreprise.
Il est donc crucial que les parties prenantes aient engagé une réflexion soutenue dans la nature des informations à partager et à discuter au cours de cette rencontre :
- Côté employeur, une projection actualisée de l’activité de l’entreprise et plus spécifiquement du service dans lequel le collaborateur est en activité : concrètement quels changements sont attendus ? Quels événement sont planifiés et sont à communiquer aux équipes ? Quelles hypothèses peuvent être partagées pour susciter un intérêt, une envie chez le collaborateur. Ces informations sont à relayer auprès du prestataire retenu pour réaliser les entretiens professionnels.
- Côté salarié, un questionnement est à réaliser sur les ambitions professionnelles, les sujets en cours source d’épanouissement ou au contraire de frustrations dans l’opérationnel.
La richesse de l’entretien professionnel et la qualité de l’échange associé nécessitent un travail d’anticipation et de projection des informations qui y seront discutées.
Un manque de transparence, une confidentialité trop marquée, des réserves exprimées de manière trop prononcée constitueront des freins réels à la réussite de cette rencontre.
Aussi, une structure qui souhaiterait externaliser les entretiens professionnels pour un périmètre donné devra s’interroger sur sa capacité à clarifier le projet entrepreneurial auprès d’une ressource externe, au risque de ne pas susciter auprès des équipes des réactions et mobilisations à la hauteur des enjeux.
Résumons notre propos, pour la réussite des entretiens professionnels externalisés, il est essentiel :
- De communiquer largement sur le pourquoi de cette externalisation,
- De transmettre à une ressource externe les actualités de l’entreprise, du service concerné,
- De sensibiliser les équipes à la préparation de son entretien professionnel.
Evolutions des entretiens professionnels
A partir du 1er octobre 2026, les entretiens professionnels seront remplacés par des entretiens de parcours professionnels, centrés sur les compétences, les projets et les besoins de formation des salariés. Ces entretiens auront lieu tous les 4 ans, avec un bilan approfondi tous les 8 ans et seront systématiquement proposés après certains congés ou interruptions longues.
Ils ne porteront pas sur l’évaluation du travail mais sur l’accompagnement du salarié et l’identification de ses perspectives d’évolution. Il est évidemment trop tôt à cet instant pour identifier les changements de pratique associés à cette évolution réglementaire mais il est utile de souligner que l’axe « évolution professionnelle » est conforté dans cette évolution à dissocier une nouvelle fois de l’axe « évaluation du salarié. »
Le projet de loi prévoit aussi des ajustements pour le Projet de Transition Professionnelle (PTP) facilitant la réintégration des salariés après leur formation et permettant une meilleure mobilisation des droits CPF pour financer ces projets.
L’ensemble de ces mesures vise à sécuriser les parcours, anticiper les évolutions des métiers et favoriser l’emploi, notamment des plus de 50 ans, tout en simplifiant et clarifiant les dispositifs existants.
Envie d’en savoir davantage ?
L’externalisation des entretiens professionnels est une solution efficace et stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion RH, tout en respectant leurs obligations légales. Elle permet de gagner du temps, d’assurer la conformité et d’offrir un cadre plus neutre et structuré aux salariés.
Toutefois, elle nécessite de bien choisir son prestataire, de garantir un suivi rigoureux et d’impliquer l’ensemble des acteurs de l’entreprise pour transformer cette contrainte légale en un véritable levier de performance et de fidélisation des talents.
Avec l’essor du télétravail et la transformation du monde du travail, cette approche devient une opportunité majeure pour les entreprises soucieuses d’optimiser leur gestion des compétences et de répondre aux attentes de leurs collaborateurs.
Pour PERSPEKTIVE, l’entretien professionnel est un moment privilégié dans la relation professionnelle entre l’individu et l’organisation qui l’emploie. Il ne nous appartient pas de déterminer un mode opératoire optimal qui permet au salarié de s’exprimer, de réagir sur l’actualité de l’entreprise, et de se projeter dans un environnement professionnel. Cependant, nous considérons que la qualité de l’échange, la sincérité de la rencontre sont des éléments clés qui témoignent de l’envie partagée de poursuivre l’aventure professionnelle.
La possibilité de mobiliser de manière ponctuelle ou non, une ressource extérieure afin de favoriser des entretiens de qualité s’inscrit pour nous dans cette approche d’enrichissement du dialogue social.
Ne manquez pas l’occasion de faire progresser votre organisation et de renforcer l’implication de vos équipes.
Les Consultants PERSPEKTIVE sont expérimentés dans la réalisation des entretiens professionnels auprès des PME PMI de la région Pays de Loire.
Rappel des exigences de l’entretien professionnel : https://travail-emploi.gouv.fr/lentretien-professionnel
Panorama des outils d’évolution professionnelle : https://www.francetravail.fr/candidat/votre-projet-professionnel/definir-votre-projet-professionn/les-outils-pour-donner-un-second.html